Rate this post

Thủ thuật Excel cho kế toán

Trong bài viết  Thủ thuật Excel mọi kế toán cần biết (Phần I) đã giới thiệu cho các bạn 10 thủ thuật đơn giản nhất mà mọi kế toán nên biết. Bài viết này tổng hợp thêm một số thủ thuật cho các bạn cùng tham khảo!

1. Thiết lập giá trị hợp lệ cho ô

Để duy trì tính hợp lệ của dữ liệu, đôi khi bạn cần thiết lập giá trị hợp lệ cho ô dữ liệu đầu vào. Ví dụ, khi thực hiện một cuộc khảo sát, bạn chỉ lấy dữ liệu của những người có độ tuổi từ 18 đến 60 tuổi. Để đảm bảo rằng dữ liệu ngoài độ tuổi này không được nhập vào, bạn vào Data->Data Validation->Setting để nhập các điều kiện dữ liệu, sau đó chuyển sang Input Message để nhập thông báo nếu nhập dữ liệu ngoài khoảng trên, chẳng hạn bạn có thể nhập như sau: “Vui lòng nhập vào tuổi từ 18 đến 60”.

Thủ thuật Excel mọi kế toán cần biết 11

Thủ thuật Excel để thiết lập giá trị hợp lệ cho ô

 

2. Điều hướng nhanh với Ctrl + phím mũi tên

Khi nhấn Ctrl và nhấn vào bất cứ phím mũi tên nào trên bàn phím, bạn sẽ được chuyển đến các cạnh của Sheet theo các hướng mũi tên. Nếu bạn muốn nhảy xuống dòng dưới cùng của bảng dữ liệu, hãy nhấn Ctrl + mũi tên xuống.

Thủ thuật Excel mọi kế toán cần biết 12

3. Chuyển dữ liệu từ dòng sang cột

Để làm được như vậy, hãy chọn khối dữ liệu mà bạn muốn chuyển, sau đó vào Home-> Paste-> Transpose.

Thủ thuật Excel mọi kế toán cần biết 13

Kết quả thu được như sau:

Thủ thuật Excel mọi kế toán cần biết 14

Thủ thuật Excel để chuyển dữ liệu từ dòng sang cột

 

4. Ẩn hoàn toàn dữ liệu

Hầu hết người dùng đều biết một hàng, một cột ẩn dữ liệu bằng cách sử dụng tính năng Hide, nhưng làm cách nào để ẩn một ô dữ liệu? Cách tốt nhất và dễ dàng nhất để ẩn dữ liệu đó là sử dụng tính năng Format Cells.

Hãy chọn vùng dữ liệu cần ẩn và vào Home->Font->Open Format Cells->Number Tab->Custom->Type, sau đó gõ ;;; và nhấn OK.

Thủ thuật Excel mọi kế toán cần biết 15

5. Ghép nối văn bản với &

Để ghép các ký tự từ các ô khác nhau thành một chuỗi ký tự, bạn có thể sử dụng dấu &. Trong ví dụ dưới đây, bạn có thể sử dụng công thức =A2&B2&C2&D2 và có được kết quả LizaUSA25@ trong ô F2.

Thủ thuật Excel mọi kế toán cần biết 16

Thủ thuật Excel hay để ghép nối các chuỗi văn bản từ nhiều cột

 

6. Chuyển đổi chữ hoa và chữ thường

Bạn có thể sử dụng các hàm dưới đây để chuyển đổi chữ hoa, chữ thường:

  • Upper: Viết hoa tất cả
  • Lower: Viết thường tất cả
  • Proper: Chỉ viết hoa chữ đầu tiên của chuỗi
Thủ thuật Excel mọi kế toán cần biết 17

Thủ thuật Excel để chuyển chữ hoa, chữ thường

 

7. Nhập vào giá trị bắt đầu với 0

Khi nhập vào một giá trị bắt đầu với số 0, Excel sẽ tự động xóa giá trị 0. Thay vì phải định dạng trong Format Cells, vấn đề có thể được giải quyết dễ dàng bằng cách thêm một dấu nháy đơn trước chuỗi kí tự cần nhập.

Thủ thuật Excel mọi kế toán cần biết 18

8. Tăng tốc độ nhập liệu với Auto Correct

Việc phải nhập đi nhập lại các giá trị giống nhau thì thật nhàm chán phải không? Cách tốt nhất là bạn hãy sử dụng tính năng AutoCorrect để thay thế chuỗi văn bản nhập vào bằng một chuỗi chính xác.

Chẳng hạn, bạn có thể gõ LZ thì Excel sẽ tự động thay bằng Liza Brown. Để thiết lập được như vậy, bạn hãy vào File->Options->Proofing->AutoCorrect Options và nhập giá trị thay thế cùng giá trị đúng trong hình chữ nhật như dưới đây, sau đó nhấn OK.

Thủ thuật Excel mọi kế toán cần biết 19

Thủ thuật Excel hay giúp tăng tốc độ nhập liệu

 

9. Xem thống kê về số liệu

Hầu hết mọi người đều biết cách xem thống kê về số liệu ở dưới cùng của bảng tính Excel, như trung bình, tổng giá trị của dữ liệu. Tuy nhiên, nếu bạn muốn xem nhiều hơn thì có thể di chuyển con trỏ chuột xuống góc dưới cùng bên phải và nhấn chuột phải và chọn một thống kê như Minimum hay Maximum.

Thủ thuật Excel mọi kế toán cần biết 20

10. Đổi tên một sheet bằng cách nhấn đúp

Có rất nhiều cách để đổi tên một sheet, hầu hết người dùng sẽ nhấn chuột phải và chọn Rename, tuy nhiên có một cách tiết kiệm thời gian hơn nhiều đó là nhấn đúp vào tên sheet để đổi tên.

Thủ thuật Excel mọi kế toán cần biết 21

Thủ thuật Excel giúp đổi tên sheet nhanh chóng

 

Trên đây là 20 Thủ thuật Excel hay và cực hữu ích mà bạn nên nắm rõ và học cách sử dụng thành thạo để giúp tiết kiệm thời gian, công sức và đẩy nhanh tiến độ công việc.

About the author

Related Post

Leave a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *